Afspraken wachtwoordbeheer
Doel | wat
Bij het niet nakomen van afspraken rondom wachtwoordbeheer vindt er overleg plaats met desbetreffende medewerker.
Rationale | waarom
Wachtwoorden moeten persoonsgebonden en geheim zijn en blijven. Door geen formele afspraken te hebben over toegang tot uw systeem voldoet u niet aan de wetgeving m.b.t. bescherming persoonsgegevens en loopt u het risico uw beroepsgeheim te schenden. Hier dienen afspraken over te zijn gemaakt, die contractueel zijn vastgelegd met personeel en leveranciers.
Stappenplan | hoe
Het ontwikkelen van strikte afspraken over het geheimhouden van wachtwoorden en het instellen van procedures om elkaar daarop aan te spreken vereist een gestructureerd stappenplan. Hier is een algemeen stappenplan voor een huisartsenpraktijk:
1. Vaststellen van Beleid en Procedures:
· Begin met het opstellen van beleidsregels en procedures voor wachtwoordbeveiliging en de verplichting om elkaar aan te spreken op naleving van deze regels. Het beleid moet duidelijk en beknopt zijn.
2. Betrokkenheid van het Management:
· Zorg ervoor dat het management en leidinggevenden betrokken zijn bij het ontwikkelen en ondersteunen van het beleid. Hun steun is essentieel voor het handhaven van de regels.
3. Bewustwording en Training:
· Voer bewustmakingscampagnes uit om medewerkers bewust te maken van het belang van wachtwoordbeveiliging en elkaar aanspreken op naleving. Dit kan onder meer trainingssessies en informatiemateriaal omvatten.
4. Technische Implementatie:
· Implementeer technische beveiligingsmaatregelen om wachtwoorden veilig op te slaan en te beheren. Dit omvat mogelijk het gebruik van wachtwoordbeheertools en sterke versleuteling.
5. Wachtwoordcomplexiteit:
· Stel eisen vast voor wachtwoordcomplexiteit, zoals het gebruik van lange wachtwoorden met een combinatie van letters, cijfers en symbolen.
6. Regelmatige Wachtwoordwijzigingen:
· Overweeg het instellen van regelmatige wachtwoordwijzigingen om de beveiliging te verbeteren. Zorg er wel voor dat medewerkers begrijpen waarom dit belangrijk is.
7. Multi-Factor Authenticatie (MFA):
· Overweeg het implementeren van multi-factor authenticatie (MFA) als extra beveiligingslaag bovenop wachtwoorden.
8. Wachtwoordbeheer:
· Bied middelen en richtlijnen voor veilig wachtwoordbeheer, zoals het veilig opslaan van wachtwoorden en het niet delen van wachtwoorden.
9. Incidentresponsprocedures:
· Ontwikkel procedures voor het omgaan met beveiligingsincidenten, zoals vermoedelijke inbreuken op wachtwoorden. Dit omvat het melden van incidenten en het onmiddellijk wijzigen van wachtwoorden bij verlies of diefstal.
10. Monitoren en Rapportage:
· Implementeer systemen voor het monitoren van wachtwoordgebruik en rapportage van beveiligingsincidenten.
11. Regelmatige Audits en Evaluatie:
· Voer regelmatige audits uit om te controleren of de wachtwoordbeleidsregels worden nageleefd. Evalueer het beleid en de procedures en pas deze aan indien nodig.
12. Aanspreekcultuur Ontwikkelen:
· Cultiveer een bedrijfscultuur waarin medewerkers zich comfortabel voelen om elkaar aan te spreken op het niet naleven van wachtwoordbeleid en waarin dit als een normaal en gewaardeerd onderdeel van beveiliging wordt beschouwd.
13. Continue Educatie en Bewustwording:
· Blijf medewerkers voortdurend informeren en opleiden over wachtwoordbeveiliging en de rol die ze spelen in het beschermen van gegevens.
Dit stappenplan biedt een overzicht van de ontwikkeling van strikte wachtwoordbeveiligingsafspraken en het bevorderen van een aanspreekcultuur binnen de huisartsenpraktijk. Het is belangrijk om deze stappen aan te passen aan de specifieke behoeften en context van de praktijk.
Benodigdheden | wie & waarmee
Om strikte afspraken over het geheimhouden van wachtwoorden te ontwikkelen en procedures om elkaar daarop aan te spreken in een huisartsenpraktijk, zijn er verschillende benodigdheden:
1. Beleidsdocumenten en Procedures:
· Ontwikkel beleidsdocumenten en procedures die de normen en verwachtingen met betrekking tot wachtwoordbeveiliging en het aanspreken van medewerkers duidelijk definiëren.
2. Leiderschapsondersteuning:
· Betrek het management en de leidinggevenden bij het proces en zorg voor hun ondersteuning voor het beleid.
3. Bewustmakingsmateriaal:
· Maak bewustmakingsmateriaal, zoals informatieve brochures, presentaties en e-mails, om medewerkers bewust te maken van het belang van wachtwoordbeveiliging en het aanspreken van elkaar.
4. Technische Hulpmiddelen:
· Implementeer technische hulpmiddelen, zoals wachtwoordbeheersystemen, sterke versleuteling en mogelijk multi-factor authenticatie (MFA) als extra beveiligingslaag.
5. Training en Opleiding:
· Organiseer trainingssessies om medewerkers op te leiden over het beleid en de procedures met betrekking tot wachtwoordbeveiliging.
6. Wachtwoordbeheerpraktijken:
· Stel richtlijnen op voor veilig wachtwoordbeheer, inclusief het maken van sterke wachtwoorden, het veilig opslaan van wachtwoorden en het niet delen van wachtwoorden.
7. Incidentresponsplan:
· Ontwikkel procedures voor het omgaan met incidenten met betrekking tot wachtwoordbeveiliging, zoals beveiligingsinbreuken of verlies van wachtwoorden.
8. Beveiligingsbewustzijnscampagnes:
· Voer bewustmakingscampagnes uit om het belang van wachtwoordbeveiliging te benadrukken en medewerkers aan te moedigen elkaar aan te spreken.
9. Aanspreekcultuur bevorderen:
· Zorg voor een bedrijfscultuur waarin medewerkers zich comfortabel voelen om elkaar aan te spreken op het niet naleven van het wachtwoordbeleid, en waarin dit gedrag wordt aangemoedigd.
10. Monitoring- en Rapportagetools:
· Implementeer tools voor het monitoren van wachtwoordgebruik en het rapporteren van beveiligingsincidenten.
11. Regelmatige Audits en Evaluatie:
· Voer regelmatige audits uit om te controleren of het beleid en de procedures worden nageleefd en evalueer ze regelmatig.
12. Verantwoordelijkheid en Accountability:
· Wijs verantwoordelijkheden toe voor het toezicht op de naleving van het wachtwoordbeleid en het aanspreken van medewerkers.
13. Middelen voor Wachtwoordwijzigingen:
· Zorg voor eenvoudige procedures voor medewerkers om wachtwoorden te wijzigen en moedig regelmatige wachtwoordwijzigingen aan.
Deze benodigdheden vormen de basis voor het ontwikkelen van strikte wachtwoordbeveiligingsafspraken en procedures voor het aanspreken van elkaar in een huisartsenpraktijk. Het is belangrijk om deze benodigdheden aan te passen aan de specifieke behoeften en omgeving van de praktijk.
Achtergrondinformatie
In de gedragscodes voor zorgprofessionals staat geheimhouding als een belangrijke regel. In het digitaal tijdperk betekent geheimhouding van patiëntgegevens dat je de toegang tot die gegevens geheim houdt en beschermt.
Een scheiding tussen werk en privé hoort daarbij. Wachtwoorden voor social media en gratis email diensten zijn redelijk eenvoudig te hacken. In het geval dat een medewerker dat overkomt wil je niet dat de hacker dan ook toegang heeft tot HIS of werkomgeving.
Aanspreken op gedrag houdt elkaar scherp en is een teken van hogere volwassenheid. Consequenties verbinden aan het niet naleven van deze geheimhouding is in ziekenhuizen al gebruikelijk aan het worden.
