E-mailadressen in HIS
Doel | wat
U heeft de actuele e-mailadressen van alle patiënten die daarover beschikken vastgelegd in uw HIS.
Rationale | waarom
E-mail faciliteert communicatie met patiënten in hoge mate. Dit hangt onder meer samen met het asynchrone karakter ervan.
Stappenplan | hoe
- Benoem een kartrekker (en stel eventueel een kleine werkgroep samen) die zich met het up-to-date houden van de e-mailadressen van de patiënten gaat bezighouden.
- Aandachtspunten en tips bij het opstellen van een procedure zijn:
- vraag bij inschrijving (online of in persoon) altijd ook naar het e-mailadres,
- maak er een gewoonte van bij ieder contact te informeren naar het actueel zijn van NAW-gegevens (inclusief e-mail en telefoonnummer),
- moedig patiënten aan mutaties door te geven, bijvoorbeeld op een wachtkamerscherm, op posters of op de praktijkwebsite.
Benodigdheden | wie & waarmee
- Kartrekker
- Communicatiemiddelen (tekst poster of wachtkamerscherm)
Achtergrondinformatie
Voordelen e-mail
- U kunt zelf bepalen wanneer u de vragen beantwoordt en heeft zo bijvoorbeeld de tijd om waar nodig nog iets op te zoeken in het dossier van de patiënt (asynchrone communicatie).
- Potentieel minder druk op het spreekuur omdat een deel van de consulten online kan worden afgehandeld.
Het verzenden van vertrouwelijke informatie naar openbare e-mailadressen is niet veilig en wettelijk niet toegestaan. Een mooie work-around hiervoor is dat u de patiënt via e-mail een bericht stuurt dat er informatie klaar staat op het praktijkportaal. De patiënt kan daar vervolgens inloggen en in een veilige omgeving de informatie bekijken. Portalen faciliteren deze procedure.
