A_Trede1:Informatie:Archief:Archief?

SpinDok Advies

Digitaal archief

Doel | wat

Het archief van de praktijk is volledig gedigitaliseerd.

Rationale | waarom

Door papieren dossiers (inclusief correspondentie) te digitaliseren, waarbij de gegevens zoveel mogelijk gecodeerd en gekoppeld worden heeft u snel de beschikking over de aanwezige gegevens.

Stappenplan | hoe

  1. Benoem een kartrekker
  2. Stel de gewenste werkwijze vast en beschrijf deze in een werkafspraak of protocol
  3. Houd er rekening mee dat gedetailleerde koppeling (inclusief ICPC-codering en evt. overnemen meetwaarden) zeer tijdrovend kan zijn en dat anderzijds bij het eenvoudigweg koppelen van PDF’s aan het dossier veel informatie niet eenvoudig vindbaar is.
  4. Maak een plan om de aanwezige papieren dossiers in te scannen en te koppelen aan het medisch dossier in het HIS.
  5. Maak ook een plan waarin wordt beschreven hoe nieuwe papieren documenten worden gedigitaliseerd.

Benodigdheden | wie & waarmee

  • Scanner

Achtergrondinformatie

U mag papieren dossiers en daaraan toegevoegde stukken vernietigen, nadat u ze digitaal heeft opgeslagen en beveiligd. Wel is het van belang dat een scan een juiste en volledige weergave is van het originele document. Ook moeten alle dossiers voldoende toegankelijk en raadpleegbaar zijn.

(bron: website KNMG)