A_Trede1:Zorgproces:Inschrijvenpatiënten:EmailPatienten?

SpinDok Advies

E-mailadressen in HIS

Doel | wat

U heeft de actuele e-mailadressen van alle patiënten die daarover beschikken vastgelegd in uw HIS.

Rationale | waarom

E-mail faciliteert communicatie met patiënten in hoge mate. Dit hangt onder meer samen met het asynchrone karakter ervan.

 

Stappenplan | hoe

  1. Benoem een kartrekker (en stel eventueel een kleine werkgroep samen) die zich met het up-to-date houden van de e-mailadressen van de patiënten gaat bezighouden.
  2. Aandachtspunten en tips bij het opstellen van een procedure zijn:
    1. vraag bij inschrijving (online of in persoon) altijd ook naar het e-mailadres,
    2. maak er een gewoonte van bij ieder contact te informeren naar het actueel zijn van NAW-gegevens (inclusief e-mail en telefoonnummer),
    3. moedig patiënten aan mutaties door te geven, bijvoorbeeld op een wachtkamerscherm, op posters of op de praktijkwebsite.

Benodigdheden | wie & waarmee

  1. Kartrekker
  2. Communicatiemiddelen (tekst poster of wachtkamerscherm)

Achtergrondinformatie

Voordelen e-mail

  • U kunt zelf bepalen wanneer u de vragen beantwoordt en heeft zo bijvoorbeeld de tijd om waar nodig nog iets op te zoeken in het dossier van de patiënt (asynchrone communicatie).
  • Potentieel minder druk op het spreekuur omdat een deel van de consulten online kan worden afgehandeld.

Het verzenden van vertrouwelijke informatie naar openbare e-mailadressen is niet veilig en wettelijk niet toegestaan. Een mooie work-around hiervoor is dat u de patiënt via e-mail een bericht stuurt dat er informatie klaar staat op het praktijkportaal. De patiënt kan daar vervolgens inloggen en in een veilige omgeving de informatie bekijken. Portalen faciliteren deze procedure.