A_Trede1:Zorgproces:Inschrijvenpatiënten:Inschrijven?

SpinDok Advies

Online inschrijven

Doel | wat

Patiënten hebben de mogelijkheid om zich online in te schrijven in uw praktijk.

Rationale | waarom

Vanuit service-oogpunt is het voor patiënten prettig om zich online te kunnen inschrijven. Voor de praktijk scheelt het drukte aan de balie en papierhandel.

Houd er rekening mee dat u wettelijk verplicht bent om de identiteit van nieuwe patiënten te controleren wanneer zij gebruik maken van uw zorg. Vraag ze daarom bij een eerste bezoek aan de praktijk een geldig identiteitsbewijs te laten zien.

Stappenplan | hoe

  1. Benoem een kartrekker (en stel eventueel een kleine werkgroep samen) die zich met de aanmeldprocedure gaat bezighouden.
  2. Stel vast welke gegevens u met het inschrijfformulier wilt verzamelen; denk hierbij bijvoorbeeld ook aan toestemming voor
    1. het beschikbaar stellen van medische gegevens via LSP,
    2. eventuele deelname aan een patiëntervaringsonderzoek,
    3. gegevensverwerking bij de online aanmelding,
    4. het opvragen van het dossier bij de vorige huisarts.
  3. Kijk ter inspiratie eventueel naar online inschrijfformulieren van andere huisartspraktijken.
  4. Denk na over eventuele aanvullende instructies (ter publicatie op de website) die van belang zijn voor potentiële nieuwe patiënten, zoals bijvoorbeeld een postcodegebied.
  5. Neem contact op met de leverancier van uw website en vraag die
    1. een inschrijfformulier te plaatsen op uw website,
    2. ingevulde formulieren via de e-mail naar de praktijk te verzenden,
    3. nieuwe patiënten een geautomatiseerd bevestigingsbericht met de verdere procedure te sturen,
    4. de gegevens ook weer te laten verwijderen van de website na de inschrijving.

Benodigdheden | wie & waarmee

  1. Praktijkwebsite
  2. Mogelijkheid om online formulieren te publiceren op de website
  3. E-mailadres om ingevulde inschrijfformulieren te ontvangen
  4. Procedure voor de verdere afhandeling van inschrijvingen, zoals opvragen dossier vorige huisarts en identificatie in persoon.

Achtergrondinformatie

Als een nieuwe patiënt zich inschrijft bij uw huisartsenpraktijk dan is dat het eerste contact met uw praktijk. Door inschrijving via de praktijkwebsite te laten verlopen weten de patiënten uw praktijk meteen online te vinden. De kans is dan ook groter dat ze in het vervolg naar de website gaan om bijvoorbeeld een e-consult starten.

Bijkomend voordeel van digitaal inschrijven is dat u meteen beschikt over het e-mailadres van uw patiënt. Een welkomstmail is vervolgens een mooi middel om uw nieuwe patiënt te informeren over alles wat uw huisartsenpraktijk te bieden heeft én te vermelden dat ze bij u ook welkom zijn voor een e-consult.

Uiteraard dient de identificatie van uw patiënt bij een eerste contact face-to-face plaats te vinden.