Digitaal verzenden dossiers
Doel | wat
U verzendt de dossiers van vertrekkende patiënten digitaal.
Rationale | waarom
Met het digitaal verzenden uw dossiers bij vertrek van een patiënt voorkomt u extra werk en wellicht fouten bij het overnemen van de gegevens. Tevens heeft uw collega direct toegang tot de medische van de nieuwe patiënt.
Mocht een huisarts om hem of haar moverende redenen afwijken van het gebruik van het standaard protocol voor digitale overdracht en er voor kiezen om dossiers over te dragen per e-mail, dan dient hij zich wel te realiseren dat communiceren via e-mail niet zonder meer veilig en vertrouwelijk is. Het risico bestaat dat de gegevens bij een onbevoegde ander terechtkomen, hetgeen doorgaans een ongeoorloofde doorbreking van het beroepsgeheim betekent. Ook bestaat het risico dat de gegevens ‘onderweg’ onbedoeld worden aangepast.
Stappenplan | hoe
Vertrouwelijke persoonsgegevens, zoals in medische dossiers, mogen alleen beveiligd worden verstuurd. Dit kan bijvoorbeeld door het te versturen document te versleutelen, beveiligde mailtoepassingen te gebruiken (zoals Zorgmail) of gebruik te maken van een online portaal. Hierdoor wordt voorkomen dat eventuele onbevoegde ontvangers de informatie kunnen lezen. Tevens kunnen ‘datalekken’ zo worden voorkomen. Ook is het van belang om de computer en het communicatieprogramma (e-mailprogramma) voldoende te beveiligen.
Benodigdheden | wie & waarmee
Dit kan bijvoorbeeld door het te versturen document te versleutelen, beveiligde mailtoepassingen te gebruiken (zoals Zorgmail) of gebruik te maken van een online portaal. Hierdoor wordt voorkomen dat eventuele onbevoegde ontvangers de informatie kunnen lezen.
Achtergrondinformatie
Met de overdracht van het dossier naar de nieuwe huisarts, draagt de oude huisarts ook de wettelijke bewaarplicht van het dossier aan hem over. Voor een zorgvuldige overdracht van die bewaarplicht is het van belang dat de overdracht tussen de oude en de nieuwe huisarts wordt geregeld zonder tussenkomst van de patiënt. Dit kan de oude huisarts doen door het dossier op een beveiligde digitale manier over te dragen. Op dit moment (2020) worden elektronische patiëntendossiers uit een HIS veelal digitaal overgedragen via de toepassing Zorgmail File Transfer (ZFT), ontwikkeld voor de stichting ION. Gelet op het aantal digitale dossieroverdrachten (ongeveer 600.000 keer per jaar) kan ZFT worden beschouwd als de facto standaard. De
dossieroverdracht geschiedt veilig, biedt alle functionaliteiten en bevat een notarisfunctie waardoor men weet dat het dossier is verzonden aan en opgehaald door de juiste nieuwe huisarts. De stichting ION, die ZFT aanbiedt, is een stichting van en voor huisartsen.
